Userflix — Datenschutzerklärung

Gültig ab: August 2026 · Version: 1.2

Diese Datenschutzerklärung liegt in deutscher und englischer Fassung vor. Bei Auslegungsunterschieden ist die deutsche Fassung maßgeblich.

1. Wer wir sind

Userflix UG (haftungsbeschränkt) Jülicher Straße 11, 53909 Zülpich, Deutschland Handelsregister: Amtsgericht Bonn, HRB 29669 · USt-IdNr.: DE453259092 Kontakt in Datenschutzfragen: support@getuserflix.com

Userflix betreibt eine KI-moderierte Plattform für qualitative Forschung, auf der Geschäftskunden Interviews konzipieren und durchführen. Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, über deren Zwecke und Mittel wir entscheiden (d. h. wenn wir als Verantwortlicher tätig sind).

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Sollte sich dies ändern, aktualisieren wir diese Erklärung und veröffentlichen die Kontaktdaten. Sie erreichen unseren Datenschutzkontakt unter der oben genannten Adresse.

2. Anwendungsbereich — und die wichtige Unterscheidung unserer beiden Rollen

Userflix verarbeitet personenbezogene Daten in zwei rechtlich unterschiedlichen Funktionen. Diese Unterscheidung bestimmt, welches Dokument für Sie gilt.

(a) Wenn Userflix Verantwortlicher ist — gilt diese Erklärung. Dies betrifft personenbezogene Daten von:

Kontoinhabern und ihren berechtigten Nutzern (den bei uns angemeldeten Teammitgliedern unserer Geschäftskunden);
Website-Besuchern und Interessenten;
Personen, die sich an unseren Support wenden oder mit uns kommunizieren;
Newsletter-Abonnenten;
Bewerbern und Personen, die mit uns korrespondieren.

(b) Wenn Userflix Auftragsverarbeiter ist — bestimmt diese Erklärung nicht die Verarbeitung des Kunden. Führt ein Geschäftskunde über den Dienst Interviews durch, ist dieser Kunde der Verantwortliche für Interviewtranskripte und Teilnehmerdaten, und Userflix wird als Auftragsverarbeiter nach den dokumentierten Weisungen des Kunden tätig. Dieses Verhältnis regelt der AVV zwischen Userflix und dem Kunden; teilnehmerbezogene Informationen werden über die Userflix Teilnahmebedingungen und gegebenenfalls einen studienspezifischen Hinweis des Kunden bereitgestellt. Wir greifen auf Interviewtranskripte nur auf Weisung des Kunden, zu Support- oder Incident-Zwecken oder soweit gesetzlich erforderlich zu, und jeweils in Übereinstimmung mit dem AVV. Userflix speichert im Standardinterview keine rohen Audio-, Kamera- oder Bildschirm-/Videoaufzeichnungen dauerhaft. Audio wird in Echtzeit zur Durchführung und Transkription des Interviews verarbeitet; Bildschirminhalte werden nur bei ausdrücklicher Aktivierung übertragen, und Kamerainhalte werden in der produktiven Standardkonfiguration nicht übertragen. Anbieterseitige transiente Verarbeitung und ausdrücklich gewählte zustandsbehaftete Funktionen richten sich nach dem konfigurierten Dienst.

Userflix bietet seine Dienste ausschließlich Unternehmen an und richtet sich nicht an Verbraucher.

3. Welche Daten wir erheben, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir erheben nur, was wir benötigen. Die folgende Tabelle nennt je Kategorie den Zweck und die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Datenkategorie	Umfang	Zweck	Rechtsgrundlage
Kontodaten	Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten und Kontoeinstellungen sowie ein Profilbild, soweit direkt oder über einen konfigurierten Identitätsanbieter bereitgestellt	Konto anlegen und verwalten; Dienst bereitstellen	Vertragserfüllung — Art. 6 Abs. 1 lit. b
Nutzungs- & Website-Analysedaten	Betriebliche Nutzungsdaten des Dienstes; auf der öffentlichen Website nach Einwilligung über PostHog erfasste Seitenaufrufe, Referrer, Sitzungsdauer und Navigationspfade	Dienst betreiben und Fehler beheben; öffentliche Website verstehen und verbessern	Für nicht notwendige Analysetechnologien auf dem Endgerät: Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die betriebliche Verarbeitung zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes stützt sich auf Vertragserfüllung und berechtigte Interessen — Art. 6 Abs. 1 lit. b und f
Technische Log- & Gerätedaten	IP-Adresse, Browsertyp/-version und -einstellungen, Betriebssystem, Gerätetyp und -kennungen, Spracheinstellungen, Zeitstempel, Absturzdaten	Dienst bereitstellen, absichern und Fehler beheben; Missbrauch erkennen und verhindern	Berechtigtes Interesse an Sicherheit und zuverlässigem Betrieb — Art. 6 Abs. 1 lit. f
Cookies & ähnliche Technologien	Unbedingt erforderliche Cookies; Analyse-/Präferenz-Cookies (siehe Abschnitt 5)	Website betreiben; mit Einwilligung Nutzung messen und verbessern	Erforderliche Cookies: § 25 Abs. 2 TDDDG; nicht notwendige Cookies: Ihre Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a und § 25 Abs. 1 TDDDG
Standort (ungefähr)	Grobe Standortbestimmung aus IP-Adresse oder einer von Ihrem Arbeitgeber angegebenen Geschäftsadresse	Website und Geschäftsbetrieb verwalten, Analyse, Missbrauchsprävention	Berechtigtes Interesse — Art. 6 Abs. 1 lit. f
Supportdaten	Inhalt von Support-Tickets sowie die zur Bearbeitung erforderlichen Konto-/Nutzungsdaten	Kundensupport leisten	Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage — Art. 6 Abs. 1 lit. b und f
Newsletter- & Marketingdaten	E-Mail-Adresse und Abonnement-Präferenzen	Von Ihnen angeforderte Produktneuigkeiten und Newsletter senden	Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a
Transaktions- & Abrechnungsdaten	Rechnungsname, -E-Mail, -adresse, USt-/Steuerangaben sowie über unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Kartenzahlungen) verarbeitete oder per Banküberweisung abgewickelte Zahlungsdaten	Bezahldienst bereitstellen, Rechnungsstellung, Buchhaltung	Vertragserfüllung — Art. 6 Abs. 1 lit. b; rechtliche Verpflichtung für Steuer-/Buchhaltungsunterlagen — Art. 6 Abs. 1 lit. c
Service- & Transaktionsnachrichten	E-Mails zu Ihrem Konto, Dienständerungen und Richtlinien-Updates	Sie über Ihr Konto und den Dienst informieren	Vertragserfüllung — Art. 6 Abs. 1 lit. b; berechtigtes Interesse — Art. 6 Abs. 1 lit. f
Korrespondenz- & Bewerberdaten	Angaben, die Sie bei Studienteilnahme, Veranstaltungen, Bewerbungen oder sonstiger Kommunikation mit uns teilen	Mit Ihnen kommunizieren und ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen	Berechtigtes Interesse — Art. 6 Abs. 1 lit. f; bei Bewerbungen vorvertragliche Maßnahmen — Art. 6 Abs. 1 lit. b

Sie sind gesetzlich oder vertraglich nicht verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen; bestimmte Daten (z. B. Konto- und Abrechnungsdaten) sind jedoch für Abschluss oder Erfüllung unseres Vertrags erforderlich — ohne sie können wir den Bezahldienst nicht erbringen.

Unser Geschäftsmodell ist ein bezahlter Dienst und nicht die umfassende Erhebung personenbezogener Daten. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

4. Künstliche Intelligenz

Unser Dienst nutzt KI, einschließlich eines KI-Moderators, der mit Interviewteilnehmern interagiert und synthetische (KI-generierte) Sprachausgabe erzeugt. Die Transparenzinformationen für Teilnehmer — einschließlich des Hinweises, dass sie mit einer KI interagieren — werden über die Teilnahmebedingungen und den In-Product-Einwilligungsablauf bereitgestellt, in der Verantwortung des Kunden als Verantwortlicher und Betreiber.

Zentrale Konto-, Organisations-, Studien-, Teilnehmer-, Transkript- und Ergebnisdaten werden in Deutschland gehostet. Hochgeladene Dateien sowie KI-gestütztes Study Setup und Auswertung nutzen EU-konfigurierte Cloud-Dienste. Echtzeit-Teilnehmerinterviews nutzen EU-regionale Verarbeitung, soweit konfiguriert und unterstützt; ausgewählte Konfigurationen können außerhalb des EWR verarbeiten. Ist eine optionale Funktion zur Interviewfortsetzung aktiviert, kann der konfigurierte Anbieter den zugehörigen Gesprächszustand einschließlich Text, Audio und ausdrücklich übermittelter Bildschirminhalte bis zu 24 Stunden vorhalten.

Wir verwenden Interviewinhalte von Kunden nicht zum Training allgemeiner KI-Basismodelle. Nach den anwendbaren Dienstbedingungen verwenden unsere KI-Anbieter Kunden-Prompts und -Antworten ohne Erlaubnis nicht zur Verbesserung ihrer allgemeinen Modelle. Anbieterseitiges Abuse Monitoring und ausdrücklich gewählte zustandsbehaftete Funktionen können dennoch gelten.

5. Cookies und Einwilligung

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Unbedingt erforderliche Cookies sind für den Betrieb der Website notwendig und werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG gesetzt. Nicht notwendige Analysetechnologien, einschließlich PostHog auf der öffentlichen Userflix-Website, werden erst aktiviert, nachdem Sie über unser Cookie-Banner/unseren Consent-Manager eingewilligt haben. PostHog ist derzeit nicht in das authentifizierte Produkt oder Teilnehmerinterview integriert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website erteilen, ablehnen und widerrufen und Ihren Browser so konfigurieren, dass er Cookies ablehnt. Bei Ablehnung nicht notwendiger Cookies stehen einzelne Funktionen möglicherweise nicht zur Verfügung. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

6. An wen wir Daten weitergeben (Empfänger)

Wir geben personenbezogene Daten an Dienstleister weiter, die sie in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und nur im erforderlichen Umfang verarbeiten. Zu unseren derzeitigen wesentlichen Dienstleistern gehören:

Zentrales Hosting / Infrastruktur: Hetzner Online GmbH (Deutschland, EWR)
Cloud-Speicherung und KI-Verarbeitung: Microsoft Azure (EU-Speicherung und Plattformverarbeitung; ausgewählte Echtzeitkonfigurationen können außerhalb des EWR verarbeiten)
Echtzeit-KI-Verarbeitung: Google Cloud / Gemini (EU-regionale Verarbeitung, soweit konfiguriert; ausgewählte Konfigurationen können in den USA oder global verarbeiten und optionalen Fortsetzungszustand bis zu 24 Stunden vorhalten)
Schutz von Teilnehmerzugängen: Myra Security GmbH (EU-CAPTCHA, Deutschland)
Analyse der öffentlichen Website: PostHog (EU-Cloud, Frankfurt)
Zahlungsabwicklung: Stripe (Kartenzahlungen); Banküberweisung

Unsere aktuelle öffentliche Anbieterübersicht wird unter getuserflix.com/trust#subprocessors geführt. Soweit Userflix als Auftragsverarbeiter tätig ist, bleiben der jeweils unterzeichnete AVV und seine Subprozessorenanlage für den betreffenden Kunden maßgeblich.

Wir können personenbezogene Daten außerdem offenlegen: mit Ihrer Einwilligung; wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass eine Offenlegung gesetzlich erforderlich ist (z. B. bei einer gerichtlichen Anordnung); oder um lebenswichtige Interessen einer Person zu schützen bzw. Schaden oder rechtswidrige Handlungen zu verhindern.

7. Internationale Datenübermittlungen

Zentrale Anwendungs- und Datenbankdaten, einschließlich Plattformnutzer-Kontodaten und dauerhaft gespeicherter Teilnehmerdaten, Transkripte und Ergebnisse, werden in Deutschland gehostet. Hochgeladene Dateien sowie Study Setup und Auswertung für Plattformnutzer verwenden konfigurierte EU-Dienste.

Nur ausgewählte teilnehmerseitige Echtzeit-KI-Konfigurationen können eine Verarbeitung außerhalb des EWR umfassen, wie in den Abschnitten 4 und 6 beschrieben. EU-regionale Verarbeitung wird genutzt, soweit sie konfiguriert und unterstützt ist. Soweit Kapitel V DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss und/oder die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls mit ergänzenden Maßnahmen.

8. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Erhebungszweck erforderlich ist:

Kontodaten: bis Sie Ihr Konto löschen.
Transaktions-/Abrechnungsdaten: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen — in der Regel 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege sowie bis zu 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse (§ 147 AO / § 257 HGB; die Frist für Buchungsbelege wurde mit Wirkung ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt).
Newsletter-/Marketingdaten: bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. zur Abmeldung.
Nutzungsdaten: solange für statistische Aussagekraft, Produktentscheidungen und technisches Monitoring erforderlich, danach Löschung oder Aggregation.

Die Speicherung von Interviewtranskripten und Teilnehmerdaten bestimmt der Kunde (Verantwortlicher) und regelt der AVV, einschließlich Löschung oder Rückgabe bei Vertragsende. Soweit solche Daten unserer Kontrolle unterliegen, ist unsere Voreinstellung die Löschung nach 12 Monaten Kontoinaktivität, vorbehaltlich der Weisungen des Kunden und des AVV.

Wir können Daten länger aufbewahren, soweit dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich ist.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf: Auskunft (Art. 15); Berichtigung (Art. 16); Löschung (Art. 17); Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18); Datenübertragbarkeit (Art. 20); sowie Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung (Art. 21). Beruht die Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung eines Rechts genügt eine E-Mail an support@getuserflix.com. Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage, bei komplexen Anfragen verlängerbar um bis zu zwei weitere Monate (Art. 12 Abs. 3). Einzelne Transkripte können Sie jederzeit über die Weboberfläche löschen; nach Löschung Ihres Kontos sind Ihre Informationen und Inhalte unwiederbringlich.

Automatisierte Entscheidungsfindung. Wir treffen keine Sie betreffenden Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO). Unsere KI analysiert Interviewinhalte, um Insights für den durchführenden Kunden zu erzeugen; sie trifft keine automatisierten Entscheidungen über Sie als Einzelperson.

Beschwerderecht. Sie können bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Als Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ist unsere zuständige Aufsichtsbehörde die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), https://www.ldi.nrw.de/. Sie können sich auch an Ihre örtliche Aufsichtsbehörde wenden.

10. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen. Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt; Anfragen über HTTP werden auf HTTPS umgeleitet. Unsere Infrastruktur wird bei Hetzner in EWR-Rechenzentren gehostet, in Einrichtungen, die nach Standards wie ISO 27001 zertifiziert sind. Datenbanken befinden sich in einem abgeschotteten privaten Netzwerk mit Least-Privilege-Zugriff; der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf Personen mit betrieblicher Erforderlichkeit beschränkt, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Wir unterhalten Verfahren zum Umgang mit vermuteten Datenschutzverletzungen und benachrichtigen betroffene Personen und die zuständige Behörde, soweit gesetzlich erforderlich (Art. 33–34 DSGVO).

11. Datenschutz von Kindern

Der Dienst richtet sich an Unternehmen und nicht an Kinder. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass uns ein Kind personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie support@getuserflix.com; wir werden Schritte zur Löschung einleiten.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir betroffene Nutzer vor Inkrafttreten. Das „Gültig ab"-Datum und die „Version" oben zeigen den aktuellen Stand.

13. Unternehmensübergang

Sind wir an einer Verschmelzung, Übernahme, Umstrukturierung, Insolvenz oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt, durch die Ihre Informationen übertragen würden oder einer anderen Datenschutzerklärung unterlägen, informieren wir Sie vorab und geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten vor der Übertragung zu löschen.

14. Kontakt

Userflix UG (haftungsbeschränkt) Jülicher Straße 11, 53909 Zülpich, Deutschland support@getuserflix.com